در دنیای امروز که سرعت رشد و رقابت کسبوکارها لحظهای است، استفاده از یک سیستم مالی و مدیریتی یکپارچه، نقطه تمایز مهمی محسوب میشود. نرمافزار حسابداری و ERP (Enterprise Resource Planning) شاتوت با هدف ارائه راهکارهای جامع برای مدیریت عملیات مالی، فروش، تولید، خدمات و منابع سازمان، یکی از قدرتمندترین سیستمهای ایرانی است که سالهاست در صنایع مختلف مورداستفاده قرار میگیرد.
شاتوت در دو نسخه ارائه میشود:
نسخه ویندوزی: قابلنصب روی سیستم کاربران
نسخه ابری / تحت وب: دسترسی از هرجا و با هر دستگاه
نسخه ابری شاتوت به دلیل معماری مدرن، سرعت بالا، امنیت قوی و قابلیت بهروزرسانی مستمر، در سالهای اخیر موردتوجه بسیاری از مدیران کسبوکار قرار گرفته است.
چرا ERP مهم است؟
- همه اطلاعات یکپارچه میشود.
بهجای چند نرمافزار مختلف، همه واحدها در یک سیستم کار میکنند.
- سرعت تصمیمگیری بالا میرود.
مدیران گزارشهای دقیق و لحظهای از تمام بخشها دارند.
- خطاها و دوبارهکاریها کمتر میشود.
چون دادهها وسط راه گم یا تکراری نمیشوند.
- هزینههای سازمان کاهش مییابد.
همه چیز دقیق و قابلکنترل میشود.
- هماهنگی بین واحدها بیشتر میشود.
فروش، مالی، تولید و انبار همیشه اطلاعات یکسان و بهروز دارند.
ERP برای چه سازمانهایی مناسب است؟
- سازمانهای چند شعبهای
- تولیدیها
- شرکتهای خدماتی
- فروشگاههای زنجیرهای
- کسبوکارهایی که نیاز به گزارشگیری دقیق و یکپارچه دارند.
چرا شاتوت یک ERP واقعی محسوب میشود؟
نرمافزار شاتوت تنها یک سیستم حسابداری نیست؛ بلکه با داشتن مجموعهای از ماژولهای یکپارچه، تمام نیازهای یک سازمان را در قالب یک ERP کامل برطرف میکند. این ماژولها هرکدام بخشی از عملیات کسبوکار را پوشش میدهند و در کنار هم یک سیستم یکپارچه، دقیق و منسجم را شکل میدهند.
این بخش بهعنوان ستون اصلی عملیات مالی سازمان عمل میکند و امکاناتی مانند مدیریت اسناد حسابداری، حسابها، خزانهداری، بانک و صندوق، عملیات خریدوفروش و گزارشهای مالی را در اختیار قرار میدهد. شاتوت با این ماژول، همه فرایندهای مالی را یکپارچه و قابلکنترل میسازد.
در این ماژول، تمامی مراحل فروش از صدور پیشفاکتور تا فاکتور نهایی، قراردادهای فروش، مدیریت مشتریان و گزارشهای تحلیلی پوشش داده میشود. این بخش به سازمان کمک میکند فرایند فروش خود را منظمتر و سریعتر مدیریت کند.
کاردکس لحظهای، کنترل موجودی، مدیریت چند انبار بهصورت همزمان و ثبت رسید و حوالهها از قابلیتهای کلیدی این ماژول هستند. این بخش، مدیریت موجودی کالا و نگهداری اطلاعات انبار را دقیقتر و کارآمدتر میکند.
- ماژول درآمد و هزینه
در این قسمت انواع هزینهها و درآمدهای سازمان تعریف، طبقهبندی و مدیریت میشوند. همچنین مراکز هزینه و تحلیلهای مالی مرتبط با آنها، امکان کنترل دقیق هزینهکرد سازمان را فراهم میکند.
در نسخههای مرتبط، این ماژولها به شاتوت اضافه میشوند تا مدیریت کارکنان، اطلاعات پرسنلی، محاسبه حقوق و ارتباط با مشتریان در قالب یک سیستم یکپارچه انجام شود.
- ماژول تعاریف پایه
این بخش، زیرساخت اصلی ورود و ثبت اطلاعات در سیستم است و تمام ماژولهای دیگر بر اساس تعاریفی که در این قسمت انجام میشود کار میکنند. نظم اطلاعاتی و یکپارچگی کل سیستم از همین بخش شروع میشود.
همین ترکیب منسجم از ماژولها است که شاتوت را از یک نرمافزار حسابداری ساده فراتر برده و آن را به یک ERP حرفهای و کامل تبدیل میکند.
برای آشنایی با سایر بخشهای نسخه ابری شاتوت، از جمله فروش، انبار و تولید، پیشنهاد میشود مطالب مرتبط در بلاگ شاتوت را مطالعه کنید.
ماژول «تعاریف پایه» در نسخه ابری شاتوت چیست؟
ماژول تعاریف پایه در حقیقت اساس و ستون اصلی اطلاعات کسبوکار در شاتوت است. تمامی دادههایی که بعداً در ماژولهای مالی، فروش، انبار، تولید، درآمد و هزینه و … مورداستفاده قرار میگیرند، ابتدا در این بخش تعریف میشوند.
این ماژول شامل ۷ بخش کلیدی است:
- تعاریف
- مالی
- فروش
- درآمد و هزینه
- مرکز هزینه
- برنامههای تولید
- شرح پیشفرض و وضعیت
در ادامه هر بخش را کامل معرفی میکنیم
بخش تعاریف – زیرساخت جامع اطلاعات سازمانی
بخش «تعاریف»، پایهایترین قسمت این ماژول است و برای ثبت اطلاعات اولیه سازمان استفاده میشود. این بخش معمولاً شامل:
- تعریف واحدهای سنجش کالا
- تعریف گروهبندیهای اصلی
- تعریف دستهبندی کالاها
- تعریف طرفهای تجاری
- تعریف ویژگیها و خصوصیات پایه
مزایا و قابلیتها
- استانداردسازی دادهها پیش از استفاده در سایر ماژولها
- جلوگیری از ورود اطلاعات تکراری یا نادرست
- ایجاد نظم در ساختار اطلاعات سازمان
- امکان استفاده از دادهها در گزارشگیریهای پیشرفته
بخش مالی – شالوده یکپارچهسازی حسابداری
در قسمت مالی، اطلاعاتی تعریف میشود که در کلیه عملیات حسابداری و مالی استفاده خواهد شد. این بخش معمولاً شامل:
- تعریف سالهای مالی
- تعریف سطوح حسابها و کدینگ حسابداری
- تعریف بانکها، صندوقها و طرفهای مالی
- تعریف نرخ ارز
- تعریف سیاستهای مالی سازمان
مزایا و ویژگیها
- مدیریت دقیق کدینگ مالی مطابق استانداردهای حسابداری
- امکان گزارشگیری مالی دقیق و قابلاتکا
- افزایش سرعت عملیات حسابداری در ثبتاسناد
- یکپارچگی کامل با سایر ماژولها (حقوق، فروش، خزانهداری و …)
بخش فروش
برای اینکه عملیات فروش شما در شاتوت بهصورت حرفهای مدیریت شود، ابتدا باید اطلاعات پایه مربوط به مشتریان و فرایند فروش را در این بخش ثبت کنید.
از جمله موارد قابلتعریف:
- لیست مشتریان
- طبقهبندی مشتریان
- درصدهای تخفیف
- سیاستهای فروش
- روشهای پرداخت
- تعاریف مرتبط با فاکتور، پیشفاکتور و قراردادها
مزایا
- ثبت منظم اطلاعات مشتریان و جلوگیری از تکرار
- استانداردسازی فرایند فروش در کل مجموعه
- افزایش سرعت صدور فاکتور و پیشفاکتور
- امکان تحلیل رفتار مشتری و فروشهای دورهای
ماژول درآمد و هزینه در شاتوت
ماژول درآمد و هزینه در نسخه ابری شاتوت یکی از بخشهای کلیدی سیستم است که به سازمانها کمک میکند تصویری دقیق، شفاف و قابلتحلیل از وضعیت مالی خود داشته باشند. در این ماژول، همه انواع هزینهها و درآمدها بهصورت طبقهبندیشده و بر اساس استانداردهای حسابداری مدیریت میشوند. این ساختار باعث میشود کنترل هزینهها، برنامهریزی مالی و تحلیل سودآوری به شکل کاملاً دقیق و قابلاستناد انجام شود.
گروهبندی هزینهها در سیستم شاتوت
هزینهها در این ماژول در چند دسته اصلی تعریف و مدیریت میشوند:
- هزینههای پرسنلی
شامل کارمزد، حقوق، دستمزد، مزایا، اضافهکاری و سایر پرداختهای مربوط به نیروی انسانی. این بخش امکان پیگیری و تحلیل هزینههای منابع انسانی را در کنار سایر هزینهها فراهم میکند.
- هزینههای عملیاتی
هزینههایی که بهصورت مستقیم در عملیات اصلی کسبوکار نقش دارند؛ مثل هزینههای تولید، خدمات، پشتیبانی، انرژی و مواد مصرفی. این دسته، یکی از مهمترین شاخصها برای سنجش کارایی عملیاتی سازمان است.
- هزینههای استهلاک
مربوط به استهلاک داراییهای ثابت و تجهیزات سازمان. این بخش بهصورت دورهای ثبت میشود و در محاسبه بهای تمامشده و سودآوری نقش مهمی دارد.
- هزینههای بازاریابی، توزیع و فروش
شامل هزینه تبلیغات، پروموشنها، بستهبندی، حملونقل، پورسانت فروش و سایر موارد مربوط به فرایند فروش و عرضه محصول. این دسته به سازمان کمک میکند اثربخشی برنامههای بازاریابی و فروش را بهتر ارزیابی کند.
- هزینههای غیرعملیاتی
هزینههایی که ارتباط مستقیم با فعالیت اصلی سازمان ندارند؛ مانند هزینههای مالی، جرایم، خسارات یا هزینههای متفرقه. شاتوت این هزینهها را بهصورت تفکیکشده ثبت میکند تا تحلیل سود عملیاتی از سود نهایی شفافتر باشد.
چرا این طبقهبندی در شاتوت اهمیت دارد؟
این ساختار گروهبندی شده باعث میشود:
- تحلیل سود و زیان دقیقتر باشد
- کنترل هزینهها بهصورت هوشمند و بخش به بخش انجام شود
- مدیران بتوانند سهم هر بخش را در هزینههای سازمان مشاهده کنند
- تصمیمگیری درباره کاهش هزینه یا افزایش بودجه دقیقتر انجام شود
- اطلاعات مالی بین واحدهای مختلف مانند مالی، تولید و فروش هماهنگ باقی بماند
این ماژول در کنار سایر بخشهای ERP شاتوت مثل مالی، تولید، انبار و فروش، یک تصویر یکپارچه از وضعیت مالی سازمان ارائه میدهد.
اگر نیاز دارید این قابلیتها را متناسب با ساختار کسبوکار خود بررسی کنید، فرم درخواست تماس را پر کنید تا کارشناسان شاتوت شما را راهنمایی کنند.
مراکز هزینه
در این قسمت مراکز هزینه تعریف میشوند تا سازمان بتواند هزینهها را بهصورت تفکیکشده برای هر بخش، واحد یا پروژه ثبت و تحلیل کند.
در نسخه ابری شاتوت شما میتوانید:
- مراکز هزینه مختلف سازمان را تعریف کنید
- مراکز را سلسلهمراتبی مشخص کنید
- هزینهها را به واحدهای مختلف تخصیص دهید
مزایا
- تحلیل دقیق هزینهکرد هر بخش یا پروژه
- جلوگیری از هدررفت منابع
- مشخصشدن سودآوری هر واحدسازمانی
- امکان مقایسه دورهای عملکردها
برنامههای تولید
در کسبوکارهای تولیدی، اطلاعات پایه برنامهریزی تولید شامل:
- ثبت برنامههای تولید دورهای
- تعیین مواد اولیه موردنیاز
- تعیین خروجی نهایی تولید
- تعریف مراحل فرایند تولید
مزایا
- یکپارچگی کامل با ماژول انبار و فروش
- جلوگیری از کمبود مواد اولیه
- مدیریت دقیقتر سفارشهای تولید
- کاهش خطا در محاسبه بهای تمامشده
شرح پیشفرضها
در بسیاری از اسناد مالی و فروش، نیاز به درج توضیحات تکرارشونده وجود دارد. در این بخش میتوان توضیحات استاندارد را تعریف کرد تا در عملیات روزانه بهصورت خودکار درج شوند.
- توضیحات پیشفرض برای اسناد
- وضعیتهای مختلف فرایندها
- یادداشتهای سیستمی و کاربردی
را تعریف کرد.
مزایا
- افزایش سرعت ثبتاسناد
- یکپارچهسازی توضیحات در کل سازمان
- کاهش خطای انسانی
- نظم بیشتر در مستندسازی عملیات
وضعیتها
وضعیتهای مربوط به سفارشها، فاکتورها، رویدادهای مالی و سایر فرایندها در این بخش مشخص میشود.
این کار به یکپارچگی جریان کار در تمام ماژولها کمک میکند.
مزایای ماژول «تعاریف پایه» در نسخه ابری شاتوت
- ایجاد یک ساختار استاندارد و یکپارچه برای تمامی اطلاعات
- کاهش خطا و جلوگیری از ورود دادههای اشتباه
- آمادهسازی زیرساخت برای گزارشگیریهای تحلیلی
- سادهشده کار برای اپراتورها و حسابداران
- افزایش سرعت عملیات در تمامی بخشها
- امکان مدیریت همزمان اطلاعات از طریق نسخه ابری (بدون محدودیت مکان و زمان)
جمعبندی
ماژول «تعاریف پایه» در نسخه ابری شاتوت، ستون اصلی مدیریت دادهها در این سیستم است. اگر اطلاعات پایه در این ماژول بهدرستی تعریف شوند، تمام بخشهای دیگر نرمافزار (مالی، فروش، خزانهداری، تولید و …) بدون خطا و با سرعت بالا کار خواهند کرد.
این ماژول نهتنها فرایندها را استاندارد میکند، بلکه بستری حرفهای برای تحلیل دقیق عملیات مالی و تجاری سازمان ایجاد میکند.
جهت دریافت مشاوره تخصصی، فرم درخواست تماس را تکمیل نمایید تا کارشناسان ما با شما در ارتباط باشند.