نقطه شروع حسابداری
کسبوکارهای کوچک و متوسط در ابتدای کار، چندان رغبتی به داشتن حسابدار برای مجموعه خود ندارند؛ اما با گذشت زمان و به هم ریختهتر شدن امور، اهمیت حسابداری برای آنها پررنگتر میشود و درست در زمانی که در اوج ناهماهنگی امور مالی خود هستند، آگهی استخدام حسابدار را در سایتهای کاریابی قرار میدهند. در این زمان، تنها وظیفه حسابدار تازهوارد، انجام امور روزانه حسابداری نیست؛ بلکه ابتدا باید تکههای پازلی که بهاشتباه کنار هم قرار گرفتهشده را بردارد و سپس در جای درستشان بچیند.
چه کارهایی انجام دهیم؟
در ابتدای ورودتان به مجموعه، به طور دقیق با مشکلات کارفرما و گزارشهای موردنیاز او آشنا شوید، نیازی نیست برای تمام مجموعهها به یکشکل عمل کنید، میتوانید بهصورت شخصیسازیشده و طبق احتیاجات کارفرما، امور حسابداری کسبوکارهای شلوغ را انجام دهید. در ادامه، اصولیترین کارهایی که یک حسابدار در هنگام ورود به یک مجموعه بههمریخته انجام میدهد را با یکدیگر بررسی خواهیم کرد.
تفکیک حساب شخصی از کاری
حسابهای بانکی، یکی از اصلیترین منابع مورد نیاز در حسابداری هستند که با رجوع به آنها میتوانید برداشتها، واریزیها و مغایرتهای بانکی را کنترل کنید و حسابداری دقیقتری برای مجموعه مورد نظر انجام دهید. لازم است که شما بهعنوان حسابدار، دسترسی منظم و روزانه به اطلاعات گردش حساب بانکی داشته باشید.
مهمترین و اولین کار شما، بهروز کردن موجودی بانک بهصورت روزانه و جلوگیری از ایجاد مغایرت بانکی است، اگر موجودی سیستم و موجودی بانک با هم برابر باشند، بخش اعظمی از مشکلات رفع میشوند، تمامی امور واریز، برداشت و… باید در یک یا چند حساب بانکی مشخص زیر نظر شما انجام شوند تا بتوانید بهراحتی فرایند ثبتشان را انجام دهید، اجازه ندهید کارفرما با حساب رسمی مجموعه، اموری مثل برداشتهای خرد روزانه، واریزیهای شخصی و… انجام دهد، حساب شخصی و حساب کاری از هم جدا هستند.
لیست بدهکاران، بستانکاران
با همه تأمینکنندهها و مشتریان مجموعه که با شما حسابوکتاب دارند، ارتباط بگیرید، با تأیید آنها و کارفرما، ماندهحساب اولیه افراد را ثبت کنید تا بدهکاری و بستانکاریهای قابلاطمینان برای شروع داشته باشید. از این لحظه به بعد میتوانید فاکتور فروشها و خریدها را بهدرستی و بدون نگرانی از داشتن مغایرت حساب ثبت کنید.
اطلاعات فاکتور خریدها و فروشها را به طور منظم و روزانه وارد سیستم کنید و بهصورت دورهای، گردش حسابهای خود را با تأمینکننده و مشتریان بررسی کنید تا اطلاعات نرمافزار شما، مرجع درستی برای کارفرما باشد.
انبارگردانی
انبارگردانی و بهروز نگهداشتن اقلام داخل انبار موجب میشود راحتتر متوجه مغایرتها و مشکلاتی مثل سرقت از انبار و کسری کالاها، وجود کالاهای ایراد دار و… بشوید و سریعتر بتوانید به اطلاع کارفرما برسانید تا از زیان مجموعه جلوگیری شود.
موجودی اقلام مجموعه را شمارش کنید و اطلاعات کالاها و تعدادشان را به طور دقیق داخل نرمافزار ثبت کنید، با این کار، ورود و خروجی کالاها را بهراحتی میتوانید مدیریت کنید و گزارشهای دقیق و کاربردی مثل پرفروشترین کالاها، گزارش فروش به ریز کالا و سود و زیان انحصاری هر کالا و… را از نرمافزار دریافت کنید.
ثبت چکها
چکهای دریافتی و پرداختی گذشته که هنوز پاس نشدهاند را با مبلغ و زمان سررسید، به طور کامل ثبت کنید تا در جریان میزان موجودی موردنیاز بانک در روزهای آتی باشید و بتوانید بهصورت صحیحتر، مبالغ دریافتی و پرداختی را پیشبینی و کنترل کنید.
اطلاعات چکهای دریافتی را بادقت بررسی کنید و تاریخ و مبلغ روی چک را با تاریخ سررسید و مبلغ ثبت شده داخل سامانه تطبیق دهید و در صورت وجود مغایرت، چک را قبول نکنید و مجدداً جهت انجام پشتنویسی برای مشتری ارسال کنید. از سامانه استعلام چک صیادی نیز استفاده کنید و وضعیت اعتباری و خوشحسابی مشتریان خود را بررسی کنید.
لیست حقوق پرسنل
حقوق پایه، روزهای کارکرد و روش محاسبه حقوق پرسنل را تعیین و فرمولهای لازم را در اکسل ثبت کنید تا در ماههای آینده، محاسبه حقوق سادهتر و سریعتری داشته باشید. در صورت لزوم فیش حقوقی آماده کنید.
لیست بیمه تأمین اجتماعی
وارد سایت سازمان تامین اجتماعی بشوید. اگر کارفرما لیست بیمه ماههای گذشته را ثبت نکرده، سریعتر آنها را پیگیری و پرداخت کنید و از لحظه ورودتان به مجموعه، ثبت و پرداخت بیمه را در لیست کارهای ماهانهتان قرار دهید تا در آینده از سمت سازمان بیمه تأمین اجتماعی جریمه نشوید.
جمعبندی
از حسابداری برای مجموعههای جدید نترسید، هر کسبوکار درسهای جدید و تازهای برای شما دارد که در واحدهای دانشگاهی خود پاس نکردهاید، بههمریختگی امور در ابتدای کار، میتواند باعث سردرگمی شما شود؛ ولی با اولویتبندی کارها از پس این بههمریختگیها برخواهید آمد و بعد از حداکثر یک ماه، همه تکههای پازل بهدرستی کنار هم قرار میگیرند، آن زمان تازه میتوانید شیرینی شغلتان و راحتیِ آن را درک کنید.
در هنگام ثبت سند ماندهحساب اولیه مشتریان، تأمینکنندگان، چکهای دریافتنی، پرداختی و… میتوانید حساب سرمایه را بهعنوان حساب متقابل انتخاب کنید تا موجودی و اطلاعاتتان بهروز شوند. این کار به شما کمک میکند که بدون نیاز به ثبت تمام تراکنشهای گذشته، وضعیت فعلی کسبوکار را وارد نرمافزار کنید و بهنوعی «نقطه شروع حسابداری» خودتان را مشخص نمایید.
| چکلیست شروع حسابداری |
| تفکیک حساب شخصی از کاری |
| · بهروزرسانی موجودی اولیه بانک |
| · ثبت سند تراکنشهای بانکی |
| لیست بدهکاران، بستانکاران |
| · ثبت ماندهحساب اولیه افراد |
| · ثبت منظم فاکتور فروشها و خریدها |
| انبارگردانی |
| · ثبت موجودی اول دوره |
| ثبت چکها |
| · ثبت چکهای پاس و وصول نشده گذشته |
| لیست حقوق پرسنل |
| · تنظیم اکسل حقوق پرسنل |
| لیست بیمه تأمین اجتماعی |
| · پیگیری و پرداخت جریمههای گذشته |
| · ثبت منظم لیست بیمه بهصورت ماهانه |
درصورتیکه همچنان احتیاج به کمک دارید، ما در یک جلسه مشاوره رایگان شخصیسازیشده برای کسبوکار شما، میزبان شما هستیم.