ERP یا برنامهریزی منابع سازمانی، یک سیستم نرمافزاری است که شرکتها از آن برای مدیریت و یکپارچهسازی بخشهای کلیدی کسبوکار خود استفاده میکنند. مدیریت دادهها، امنیت و ذخیرهسازی از مهمترین نیازهای هر کسبوکار بزرگ در قرن بیستویکم هستند، اما کنترل این سیستمها میتواند پیچیده و پرهزینه باشد. تنوع زیاد نرمافزارهایی که برای انجام عملیات حساس طراحی شدهاند، اغلب گران تمام میشود و همیشه هم بهخوبی با یکدیگر هماهنگ و یکپارچه عمل نمیکنند.
اینجاست که برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) وارد عمل میشود. ERP راهکارهایی نرمافزاری و مبتنی بر زمان ارائه میدهد تا بزرگترین نیازهای شرکتها را برطرف کند. حل این چالشها از درک درست مفهوم ERP، قابلیتهای آن و نحوه بهکارگیری آن برای دستیابی به اهداف خاص هر سازمان آغاز میشود
این نرمافزارها اهمیت زیادی دارند، چون همه فرایندهای اصلی مورد نیاز برای اداره شرکت را در یک سیستم واحد جمع میکنند و امکان برنامهریزی دقیق منابع را فراهم میسازند.
یک سیستم ERP میتواند بخشهای مختلفی مثل برنامهریزی، خرید ومدیریت موجودی، فروش، بازاریابی، امور مالی، منابع انسانی و حتی بخشهای دیگر را بهصورت یکپارچه در کنار هم قرار دهد. به طور کلی بهینه سازی فرایندها و جلوگیری از دوبارهکاری از مزایای این سیستم است.
تاریخچهی ERP
تاریخچه سیستمهای ERP به دهه ۱۹۶۰ بازمیگردد، زمانی که اولین سیستمهای برنامهریزی نیازمندیهای مواد (MRP) در توسعه یافتند. این سیستمها امکان ردیابی موجودی، مدیریت تولید و هماهنگی خرید و تحویل مواد اولیه را فراهم میکردند، اما به دلیل هزینه بالا، نیاز به تیم متخصص و فضای زیاد برای نگهداری، تنها در شرکتهای بزرگ قابل استفاده بودند. اما در دهه ۱۹۷۰ با پیشرفت فناوری و پذیرش بیشتر توسط تولیدکنندگان، سیستمهای MRP پیچیدهتر شدند و قابلیتهای بیشتری برای مدیریت موجودی و برنامهریزی تولید ارائه دادند.
در دهه ۱۹۸۰ تحول مهمی رخ داد و MRP به MRP II یا برنامهریزی منابع تولید تبدیل شد؛ این نسخه پیشرفته علاوه بر موجودی و خرید مواد اولیه، فرآیندهای تولید و زمانبندی را نیز بهبود بخشید و امکان هماهنگی بین بخشهای مختلف کارخانه را فراهم کرد. ورود MRP II نشان داد که سیستمهای برنامهریزی منابع میتوانند فراتر از یک ابزار کنترل موجودی عمل کنند و به بهینهسازی کل فرآیند تولید کمک کنند.
دهه ۱۹۹۰ نقطه عطف دیگری در تاریخ ERP بود، زمانی که شرکت پژوهشی Gartner اصطلاح Enterprise Resource Planning (ERP) را معرفی کرد. ERP سیستمهای یکپارچهای بودند که علاوه بر مدیریت تولید و موجودی، شامل بخشهای حسابداری، مالی، فروش، مهندسی و منابع انسانی نیز میشدند و دادهها را به صورت یکپارچه برای کل سازمان ارائه میدادند. این سیستمها چندماژوله بودند و هدف آنها بهبود کارایی فرآیندهای داخلی و یکپارچهسازی اطلاعات بین دپارتمانها بود. در دهه ۲۰۰۰، مفهوم ERP II معرفی شد که دسترسی بلادرنگ مبتنی بر اینترنت را فراهم میکرد و قابلیتهای جدیدی مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، تجارت الکترونیک، هوش تجاری (BI)، مدیریت زنجیره تأمین (SCM) و مدیریت سرمایه انسانی (HCM) را به سیستم افزود. این تحول امکان تحلیل بهتر دادهها، واکنش سریع به تغییرات تقاضا و روندهای بازار و استفاده از فرصتهای بهبود را فراهم کرد.
با ورود فناوریهای ابری و رشد دادههای ذخیرهشده، ERP ابری یا Cloud ERP از دهه ۲۰۱۰ به بعد محبوب شد. این سیستمها بهصورت SaaS ارائه میشوند و نیاز به خرید و نگهداری سختافزار را حذف میکنند، وابستگی به نیروی IT را کاهش میدهند و پیادهسازی آسانتری دارند. دسترسی به دادهها از هر دستگاهی با اتصال اینترنت امکانپذیر است و شرکتهای کوچک و متوسط نیز میتوانند از مزایای مشابه شرکتهای بزرگ بهرهمند شوند، از جمله فرآیندهای خودکار، دقت بالاتر دادهها و افزایش بهرهوری.
امروز، سیستمهای ERP به مخازن عظیم اطلاعات تبدیل شدهاند که عملکرد تمامی بخشهای کسبوکار، از فروش و بازاریابی تا توسعه محصول، منابع انسانی و عملیات را نشان میدهند و با اتصال به انواع نرمافزارها و ماژولها به مرکز فرماندهی سازمان تبدیل شدهاند. بدین ترتیب، ERP مسیر طولانی از یک سیستم کنترل موجودی ساده تا یک پلتفرم یکپارچه، هوشمند و مبتنی بر ابر برای کسبوکارهای مدرن را طی کرده است
سیستم ERP برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
فاکتورهای زیادی وجود دارد که مشخص میکند کسبوکار شما به سیستم ERPنیاز دارد یا نه. واضح است که اگر به دنبال گسترش کسبوکار خود و یا ارتقا جریان کاری خود هستید ابتدا باید کسبوکار خود را بررسی کنید. بسیار راحتتر است که زیرساخت مورد نیاز را همین الان راهاندازی کنید تا اینکه سعی کنید ERP را زمانی پیادهسازی کنید که فرایندهای فعلی شما در حال حاضر برای پاسخگویی به تقاضا با مشکل مواجه هستند. تخمین زده میشود که حدود 88% کسبوکارها امروزه از ERPاستفاده میکنند.
ERP در اصل یک پلتفرم مدیریت منابع است و هر کسبوکاری منابعی دارد که باید از آنها مراقبت کند؛ چه منابع مالی، کارکنان یا دادههای تجاری باشند.
برای مثال، شرکت Argo Translation به دلیل نیاز به کنترل بهتر زنجیره تأمین خود، یک سیستم ERP پیادهسازی کرد. بنیانگذار این شرکت، پیتر آرگوندیزو، میگوید:
«تصمیم ما به خاطر کنترل کم روی بخش خرید کسبوکارمان بود. ما پروژههای منفردی را مدیریت میکنیم که ممکن است ۴۰ تا ۵۰ سفارش خرید داشته باشند و پیگیری این سفارشها و فاکتورها بسیار چالشبرانگیز بود. از آن زمان، ERP به ما کمک کرده است پیشنهادات سفارشی، گزارشهای سالانه و فصلی هزینهها و حتی صدور صورتحساب ماهانه برای مشتریان را مدیریت کنیم. بدون ERP نمیتوانستیم همان کاری را که امروز انجام میدهیم انجام دهیم.»
در اینجا به بررسی برخی از موارد میپردازیم:
- مواجهه با ناکارآمدی در سیستم: اگر در استفاده از فناوریها و نرمافزارهای مختلف با ناکارآمدی مواجه هستید، این میتواند نشانهای باشد که ERP ممکن است راهحل آینده شما باشد. یکی از اصلیترین مزایای ERP، توانایی آن در یکپارچهسازی فناوریهاست. نتیجه این است که سازمانها زمان خود را صرف فرآیندها یا ورود دادههای تکراری نمیکنند و تمامی اطلاعات توسط یک سرور واحد و بهینه مدیریت میشوند.
- هزینههای بیش از حد: ممکن است متوجه شده باشید که هزینههای نرمافزاری شما بیشتر از آن چیزی است که انتظار دارید. در گذشته، ERP به عنوان یک راهحل تجاری گران و دستنیافتنی شناخته میشد، اما ظهور فناوری ابری تا حد زیادی این مشکل را حل کرده است.
ERP مبتنی بر ابر ممکن است حتی از نگهداری مجوزهای متعدد نرمافزارهای مختلف که بهخوبی با یکدیگر ارتباط ندارند، مقرونبهصرفهتر باشد.
- ضعف در پاسخگویی به مشتریان: اگر نرمافزار فعلی شما باعث شده نتوانید به نیازهای مشتریان به موقع پاسخ دهید، استفاده از فناوریهای پراکنده و ناکارآمد، حفظ یکپارچگی دادهها یا انجام سفارشات بهموقع و دقیق را دشوار میکند.
یک سیستم ERP قوی میتواند فرآیندهای سفارش را در تمام جنبههای کسبوکار خود بهصورت خودکار مدیریت کند. برای مثال، اگر شرکت سفارشات تراکنشی دریافت کند، ERP اطلاعات صورتحساب را استخراج کرده و دادههای مربوط به حملونقل را به بخش مربوطه ارسال میکند. این امکان، انجام سریعتر و دقیقتر سفارشات و افزایش رضایت مشتری را فراهم میکند.
اگر کسبوکار شما با نرخ رشد سالمی پیش میرود، احتمالاً با این مشکلات مواجه خواهید شد. ERP مبتنی بر ابر نه تنها این مشکلات را در کوتاهمدت حل میکند، بلکه با رشد کسبوکار، همچنان نیازهای شما را پوشش میدهد.
مزایا و چالشها
مزایای نرمافزار ERP را میتوان به دو بخش اصلی خلاصه کرد:
- کمک به بهبود کارایی فعلی کسبوکار
- کمک به اتخاذ تصمیمهای بهتر
موفقیت هر بخش از کسبوکار با دیگر بخشها مرتبط است، بنابراین منطقی است که جریان کاری آنها نیز هماهنگ باشد. داشتن یک سیستم واحد برای کسبوکار، به کارکنان امکان میدهد دادهها را مؤثرتر به اشتراک بگذارند و استفاده کنند و اطمینان حاصل کند که همه بخشهای سازمان بهخوبی هماهنگ عمل میکنند.
بدون داشتن تصویر کامل، نمیتوان تصمیمات مالی و استراتژیک صحیح گرفت. اگر دادههای کسبوکار شما پراکنده و در برنامهها و فایلهای قدیمی نگهداری شود، تصویر کامل قابل دسترسی نخواهد بود.
به گفته آلسیو دلوکا از Florence Consulting Group، پیش از پیادهسازی ERP، پراکندگی دادهها یک مشکل جدی بود:
«با رشد بیش از ۷۰٪ سالانه، به سیستمی نیاز داشتیم که دادهها و فرآیندها را یکپارچه کند. مهمترین نیاز ما تمرکز بود. به یک سیستم مرکزی نیاز داشتیم که تمام فرآیندهای کسبوکار، از فروش تا منابع انسانی و از برنامهریزی پروژه تا امور مالی را مدیریت کند. حالا ما دیدی واضح و زمان واقعی از شاخصهای عملیاتی و مالی داریم، بدون اینکه نیاز باشد دادهها را در چند سیستم مختلف جستجو کنیم.»
سازمانها ممکن است با چالشهای مرتبط با افراد مانند مقاومت در برابر تغییر و همچین موانعی روبهرو شوند. از موانعی که سازمانها با آن روبهرو میشوند میتواند پیدا کردن منبع مناسب باشد چرا که منبع درست کلید افزایش بهرهوری است. بازار ERP پر از نرمافزارهایی است که خود را بهتین می دادند، اما تنها نمیتوان به ادعا اعتماد کرد.
مدیران ارشد نقش کلیدی در تصمیمگیری و موفقیت پروژه ERP دارند. عدم مشارکت و همکاری آنها میتواند باعث تصمیمات نادرست و تاخیر در پروژهها شود. همچنین غفلت از آموزش کارکنان میتواند باعث کاهش بهرهوری شود. کارکنان باید آموزش کافی ببینند تا با سیستم جدید آشنا شوند.هزینه پیادهسازی و نگهداری از نیز از دیگر چالشهای این سیستم است؛ بنابراین پیشبینی هزینهها و بودجهبندی دقیق و درست تاثیر گذار است.
سیستم
در نهایت برنامهریزی منابع سازمانی (ERP)، یک راهکار نرمافزاری یکپارچه برای مدیریت و هماهنگسازی بخشهای مختلف کسبوکار است که از یک سیستم ساده مدیریت موجودی در دهه ۱۹۶۰ به یک پلتفرم هوشمند و مبتنی بر ابر در دوران مدرن تکامل یافته است. این سیستم با جمعآوری دادهها و فرآیندها در یک مرکز واحد، ناکارآمدیها را کاهش داده، از دوبارهکاری جلوگیری میکند و به مدیران دیدی کامل و بلادرنگ از عملکرد مالی و عملیاتی سازمان میدهد. با وجود چالشهایی مانند هزینههای پیادهسازی و مقاومت در برابر تغییر ، ERP به کسبوکارها، بهویژه شرکتهایی که رشد سریعی دارند یا با مشکلات مربوط به دادههای پراکنده و هزینههای بالا مواجهاند، کمک میکند تا فرآیندهای خود را بهینه کرده، به نیازهای مشتریان سریعتر پاسخ دهند و در نهایت بهرهوری خود را افزایش دهند.
منابع برای مطالعه بیشتر:
What is ERP and Why Do You Need It?