مدیریت دقیق گردش کالا یکی از مهمترین نیازهای هر فروشگاه، انبار و مجموعه تولیدی است. زمانی که تعداد کالاها، انبارها و نقاط فروش افزایش پیدا میکند، کنترل ورود و خروج کالا بدون استفاده از یک نرمافزار حرفهای عملاً غیرممکن میشود.
نسخه ویندوز شاتوت با ارائه مجموعهای از عملیات تخصصی انبار، این نیاز را به بهترین شکل پوشش میدهد و به کسبوکارها کمک میکند تا موجودی خود را دقیق، سریع و بدون خطای انسانی مدیریت کنند.
در این مقاله همه عملیات اصلی انبار شاتوت را همراه با مثالهای واقعی توضیح میدهیم تا بتوانید از تمام ظرفیتهای این ماژول آگاه شوید.
ماژول انبار شاتوت
ماژولهای انبار در نرمافزار شاتوت مجموعهای از ابزارهای کاربردی هستند که تمام فرایندهای ورود، خروج، انتقال، تولید و کنترل موجودی کالا را بهصورت دقیق، یکپارچه و قابلفهم برای هر کسبوکاری مدیریت میکنند.
در ادامه به بررسی هرکدام میپردازیم:
عملیات کلی (امکانات عمومی انبار)
این بخش ابزارهای پایه و روزمره مدیریت انبار را در اختیار کاربران قرار میدهد:
امکانات شامل:
- تعریف انبارهای مختلف
- تعریف گروه کالا (و زیرگروهها)
- تعریف کالا با جزئیات کامل (کد، نام، واحدها، حداقل موجودی، تصویر و…)
- تعریف تأمینکنندگان و طرفهای کالا
- تعریف واحدهای شمارش، واحد بستهبندی و نسبتها
- تعریف انباردارها و سطح دسترسی
- گردش موجودی اولیه کالا
- تعیین حداقل و حداکثر موجودی
- ثبت شمارهسریال یا بارکد کالا
- ثبت انبار پیشفرض برای هر کالا
- تنظیمات عمومی انبار (گردشها، هشدار موجودی، نحوه خروج و…)
عملیات انبار (فرایندهای اصلی و روزانه)
در این بخش تمام عملیات ورود و خروج کالا ثبت، مدیریت و کنترل میشود.
عملیات شامل:
ورودیها
- ثبت رسید انبار
- ورود کالا از خرید
- ورود کالا از انتقال بین انبارها
- برگشت از فروش
- ورود کالای مرجوعی
- اصلاح ورودی (اصلاح ثبت اشتباه)
خروجیها
- ثبت حواله انبار
- خروج کالا برای فروش
- خروج کالا برای انتقال بین انبارها
- برگشت از خرید (مرجوعی به تأمینکننده)
- خروج ضایعات/ مصرف داخلی
- اصلاح خروجی
عملیات کنترلی
- ثبت و انجام انبارگردانی
- ثبت اختلاف موجودی و تعدیل موجودی
- ثبت جابهجایی داخلی کالا
- تخصیص/ آزادسازی سریالها
- قفل انبار و محدودکردن دسترسی
گزارشهای انبار (پیشرفته و تحلیلی)
یکی از قویترین بخشهای ماژول انبار، گزارشگیریهای متنوع و حرفهای است.
گزارشها شامل:
- گزارش موجودی لحظهای کالا
- گزارش گردش کالا (ورود – خروج – مانده)
- گزارش موجودی بر اساس انبار، گروه کالا یا تأمینکننده
- گزارش کاردکس کالا / میانگین / سریالی
- گزارش انبارگردانی و اختلافات
- گزارش کالاهای کم گردش یا بدون گردش
- گزارش هشدار حداقل موجودی
- گزارش حوالهها و رسیدهای صادرشده
- گزارش کالاهای سریالی و ردیابی سریال
- گزارش انبار به تفکیک تاریخ، کالا یا طرف حساب
رسید انبار (ورود کالا به انبار)
رسید انبار سندی است که برای ثبت ورود کالا به انبار استفاده میشود. هر زمان کالایی از هر منبعی وارد انبار شود، یک رسید انبار صادر میگردد.
مهمترین کاربردها:
- ورود کالا پس از خرید
- ورود کالا از انبار دیگر
- ورود کالاهای مرجوعی از مشتری
- ورود کالا به دلیل اصلاح موجودی
- ثبت موجودی اولیه کالا
اطلاعات موجود در رسید انبار:
- شماره و تاریخ رسید
- نام انبار مقصد
- طرف حساب (در صورت نیاز)
- لیست کالاها (کد، نام، مقدار، واحد)
- قیمت (در صورت فعالبودن قیمت در انبار)
- توضیحات و پیوستها
- شمارهسریالها (برای کالاهای سریالی)
برگشت رسید از انبار (اصلاح ورود کالا)
برگشت رسید از انبار زمانی استفاده میشود که رسیدی قبلاً ثبت شده اما بخشی یا کل کالاهای واردشده باید از انبار خارج شوند. این عملیات در واقع اصلاح معکوس رسید انبار است.
زمانهای استفاده:
- اشتباه در ثبت مقدار یا کالا در رسید انبار
- برگشت کالا به تأمینکننده قبل از فروش
- فساد، خرابی یا عدم تأیید کالا بعد از ورود
- اصلاح تراز موجودی به دلیل ثبت اشتباه
- بازگشت کالاهایی که اشتباهی وارد انبار شدهاند
مشخصات برگشت رسید:
- انتخاب رسید اصلی که باید برگشت شود
- ثبت مقدار برگشتی (کامل یا جزئی)
- صدور حواله خروجی از همان انبار
- ثبت توضیحات اصلاحی
- در صورت سریالی بودن کالا ؛ تعیین سریالهای برگشتی
- امکان گزارشگیری دقیق از رسیدهای برگشتی
برای دریافت اطلاعات کامل دربارهٔ سایر ماژولها و امکانات شاتوت و سایر نرمافزارهای حسابداری ویندوزی میتوانید به بلاگ شاتوت سری بزنید تا برای مدیریت امور مالی خود، انتخابی هوشمند داشته باشید.
نقلوانتقال بین انبارها
این عملیات زمانی استفاده میشود که کالایی از یک انبار به انبار دیگر جابهجا شود. سیستم بهصورت اتوماتیک برای انبار مبدأ «حواله» و برای انبار مقصد «رسید» صادر میکند.
مثال کاربردی:
فروشگاه شما یک انبار مرکزی دارد و یک انبار فرعی داخل شهر. زمانی که موجودی شعبه کاهش مییابد، ۳۰ عدد «کاپشن زمستانی» از انبار مرکزی به انبار فرعی ارسال میشود.
در شاتوت:
- حواله از انبار مرکزی
- رسید در انبار شعبه
بدون هیچگونه ثبت دستی اضافه میشود.
حواله به فروشگاهها
این عملیات زمانی استفاده میشود که کالا باید از انبار اصلی به یکی از فروشگاهها ارسال شود.
مثال:
برای فروشگاه مشهد، ۵۰ عدد «شال زمستانی» ارسال میکنید. در سیستم با انتخاب فروشگاه مقصد و ثبت کالا، حواله صادر و موجودی انبار کاهش مییابد.
برگشت از فروشگاه
اگر فروشگاه کالا را نفروخته یا نیازی به آن ندارد، آن را به انبار مرکزی برمیگرداند. این عملیات برگشت را ثبت میکند.
مثال:
فروشگاه تهران ۵ عدد «کت اسپرت» را اضافه داشته و برای انبار مرکزی میفرستد. سند برگشت باعث اضافهشدن دوباره کالا به موجودی انبار میشود.
نقلوانتقال فروشگاهی
این عملیات مخصوص جابهجایی کالا بین فروشگاهها است، بدون اینکه کالا از انبار مرکزی عبور کند.
مثال:
فروشگاه تبریز موجودی اضافی کفش مدل X دارد؛ اما فروشگاه اصفهان کمبود دارد. با یک عملیات، کالا مستقیم از تبریز به اصفهان منتقل میشود.
مدیریت چند انبار و چند فروشگاه همیشه پیچیده است؛ اما شاتوت این پیچیدگی را با ثبت دقیق انتقالها، حوالهها و برگشتیها به سادهترین شکل ممکن تبدیل میکند.
برای آشنایی بیشتر با امکانات شاتوت، به بخش بلاگ مراجعه کنید.
رسید از تولید
وقتی کالا در قسمت تولید یا بستهبندی ساخته میشود، باید به انبار وارد و ثبت شود. این کار با «رسید از تولید» انجام میشود.
مثال:
کارخانه شما ۳۰۰ بسته «سوهان پشمکی» ساخته است. این کالاها با رسید از تولید وارد انبار محصول نهایی میشوند.
اگر کسبوکار شما تولیدی است، ماژول انبار شاتوت با امکان ثبت حوالههای تولید، رسید از تولید و مدیریت مواد اولیه، یک ابزار ضروری برای کاهش خطا و مدیریت دقیق است.
حواله به تولید
در این مرحله مواد اولیه از انبار خارج شده و برای استفاده در بخش تولید ارسال میشود.
مثال:
برای تولید ۲۰۰ بسته «گز لقمهای»، باید:
- شکر
- مغز پسته
- بستهبندی
از انبار برداشته شده و به قسمت تولید داده شود؛ این خروج کالا با «حواله به تولید» ثبت میشود.
برگشت از تولید
اگر بخشی از مواد اولیه یا کالاهای مصرف نشده باقیمانده باشد، برای جلوگیری از اشتباه در موجودی باید دوباره وارد انبار شوند.
مثال:
از ۱۰۰ کیلو آرد مصرف شده ۷ کیلو باقیمانده است؛ این مقدار با «برگشت از تولید» دوباره وارد موجودی انبار میشود.
تعدیل مثبت (افزایش غیرمنتظره موجودی)
گاهی در انبارگردانی متوجه میشوید موجودی واقعی بیشتر از موجودی ثبتشده است. در چنین مواقعی برای هماهنگی اطلاعات، تعدیل مثبت ثبت میشود.
مثال:
در سیستم نوشته ۲۰ عدد «کیک بستهای» داریم؛ اما در انبار ۲۲ عدد پیدا میکنید. دو عدد اضافی با تعدیل مثبت ثبت میشود.
تعدیل منفی (کمشدن غیرمنتظره موجودی)
اگر کالایی خراب شود، گم شود، یا در شمارش کم بیاید، باید از سیستم کم شود. این کار با تعدیل منفی انجام میشود.
مثال:
سه عدد «بطری شربت» در زمان حملونقل شکسته است؛ این سه عدد با ثبت تعدیل منفی از موجودی کم میشود.
حواله به مرکز هزینه
بعضی کالاها برای فروش نیستند، بلکه برای مصرف داخلی کسبوکار استفاده میشوند؛ به همین دلیل باید خروج آنها به بخش مربوطه ثبت شود.
مثال:
واحد اداری به ۱۰ بسته کاغذ A4 نیاز دارد. این کالا با «حواله به مرکز هزینه» ثبت شده و از موجودی انبار کم میشود.
برگشت از مرکز هزینه
گاهی واحدها کالا را کمتر مصرف میکنند و باقیمانده را به انبار برمیگردانند. برای جلوگیری از اشتباه باید این برگشت ثبت شود.
مثال:
واحد فنی ۵ رول «چسب برق» گرفته اما ۲ رول آن را مصرف نکرده است. این ۲ رول با برگشت از مرکز هزینه وارد موجودی میشود.
موجودی اول دوره
در شروع کار با نرمافزار یا در ابتدای سال مالی جدید، موجودی واقعی کالاها ثبت میشود.
مثال:
فرض کنید ۵۰۰ نوع کالا دارید و میخواهید از سال جدید حسابداری را دقیق آغاز کنید. تمام موجودی واقعی شما یکبار بهعنوان «موجودی اول دوره» در سیستم شاتوت ثبت میشود.
انبارگردانی دقیق و کنترل اختلاف موجودی یکی از بزرگترین چالشهای کسبوکارهاست. با ماژول انبار شاتوت، تعدیلات، موجودی اول دوره و انبارگردانی به سادهترین شکل ثبت و مدیریت میشود.
گزارش دورهای انبار
این گزارش یکی از مهمترین ابزارهای مدیریتی است.
با آن میتوانید در هر بازه زمانی ببینید:
- چه چیزهایی وارد شده
- چه چیزهایی خارج شده
- موجودی ابتدای دوره چقدر بوده
- موجودی پایان دوره چقدر است
- بالاترین گردش کالا مربوط به کدام محصول بوده
- چه کالاهایی نیاز به خرید مجدد دارند
مثال:
اگر میخواهید بدانید در فصل پاییز چه کالاهایی بیشتر فروخته شده یا چه تعداد کالا به فروشگاهها ارسال شده، گزارش دورهای به شما همه این اطلاعات را میدهد.
برای اینکه ثبت کالاها، ورودیها، خروجیها و گزارشهای انبار بدون خطا انجام شود، کافی است نسخه ویندوز شاتوت را برای مدیریت امور مالی کسبوکار خود استفاده کنید. جهت دریافت مشاوره رایگان فرم درخواست تماس را تکمیل کنید.
مزایای استفاده از ماژول انبار شاتوت
- کاهش خطای انسانی
- افزایش سرعت کار
- ثبت و کنترل دقیق موجودی
- مدیریت چند انبار و چند شعبه
- گزارشهای دقیق جهت تصمیمگیری بهتر
- مناسب فروشگاهها و تولیدیها
جمعبندی
ماژول انبار در نسخه ویندوز شاتوت، تمام نیازهای مدیریت ورود و خروج کالا، ثبتاسناد، کنترل موجودی و دریافت گزارشهای لحظهای را به سادهترین شکل پوشش میدهد. این بخش به شما کمک میکند فرایندهای انبارداری را سریعتر، دقیقتر و بدون خطا انجام دهید و همیشه تصویر شفافی از وضعیت کالاهای خود داشته باشید. اگر قصد دارید مدیریت فروشگاه یا کسبوکارتان را حرفهایتر و هوشمندتر کنید، استفاده از این ماژول یک انتخاب مطمئن و کارآمد است.
اگر میخواهید موجودی انبارتان همیشه دقیق و بهروز باشد و عملیات انبارداری بدون خطا انجام شود، شاتوت انتخاب شماست.
برای آشنایی با امکانات باشگاه مشتریان شاتوت و انتخاب نسخه مناسب کسبوکارتان، همین حالا وارد صفحه شاتوت شوید و فرم درخواست تماس شاتوت را تکمیل کنید تا کارشناسان حرفه ای شاتوت با شما تماس بگیرند.