انتخاب ابزار مالی مناسب میتواند یکی از مهمترین دغدغههای صاحبان کسبوکار باشد. بسیاری از مدیران و صاحبان کسبوکار در ابتدای مسیر به سراغ اکسل میروند. اکسل ابزار آشنا، انعطافپذیر و ساده دنیای حسابداری است که بسیاری از ما تمایل داریم به آن وفادار بمانیم. هزینه پایین و در دسترس بودن ویژگیهای مهمی هستند که در آغاز راه باعث میشوند اکسل را انتخاب کنیم. اما سؤال مهم اینجاست: آیا این ابزار قدیمی میتواند همیشه پاسخگوی کسبوکار ما باشد؟
برای پاسخ به این سؤال کلیدی، باید اکسل و نرمافزارهای حسابداری را با هم مقایسه کنیم. در این مقاله به مزایا و معایب اکسل میپردازیم و قابلیتهای نرمافزارهای حسابداری را بررسی میکنیم. همچنین به این پرسش پاسخ خواهیم داد که چه زمانی باید از اکسل به یک نرمافزار حرفهای حسابداری مهاجرت کرد؟
مزایای اکسل
اکسل یکی از نرمافزارهای مجموعه آفیس است که ابزاری شناختهشده و منعطف در دنیای حسابداری محسوب میشود. اکسل بهعنوان یکی از محبوبترین ابزارهای مالی و حسابداری در سراسر دنیا شناخته میشود. برخی از دلایل این محبوبیت عبارتند از:
مقرونبهصرفه بودن
اکسل با داشتن هزینه پایینتر میتواند گزینه مناسبی برای بسیاری از کسبوکارهای کوچک باشد و روی اکثر سیستمها به راحتی نصب شود.
آشنایی
اکسل نرمافزاری آشنا برای بسیاری از کاربران است. این شناخت اولیه باعث میشود که کاربران اصول اولیه کار با اکسل را به سادگی فرا بگیرند و بتوانند با آن کار کنند. در مقابل، برخی از نرمافزارهای حسابداری ممکن است به آموزشهای تخصصی نیاز داشته باشند.
انعطافپذیری بالا
با اکسل میتوانید بدون محدودیت جدولها و نمودارهای دلخواه خود را ایجاد کنید و ساختار مالی متناسب با نیازهای خود طراحی کنید.
معایب اکسل
با وجود تمام مزایای اکسل که به آن اشاره کردیم، این نرمافزار در مدیریت مالی و حسابداری حرفهای با محدودیتها و چالشهای جدی روبهرو است. این محدودیتها بهویژه زمانی خودشان را نشان میدهند که کسبوکار ما رشد میکند و مدیریت امور مالی پیچیدگیهای بیشتری پیدا خواهد کرد. در اینجا به مهمترین معایب اکسل میپردازیم:
ورود دستی دادهها و خطاهای انسانی
یکی از بزرگترین نقاط ضعف اکسل این است که به شدت به ورود دستی دادهها و فرمولنویسی وابسته است. این موضوع علاوه بر زمانبر بودن، احتمال خطای انسانی را به شدت بالا میبرد. یک اشتباه در ورود داده، یک فرمول نادرست یا حذف تصادفی یک سطر میتواند کل محاسبات شما را تحت تأثیر قرار دهد. علاوه بر این، یافتن این اشتباهات نیز میتواند بسیار دشوار و زمانبر باشد.
محدودیت در مدیریت حجم بالای دادهها
وقتی حجم دادهها کم است، اکسل میتواند خوب عمل کند. اما محدودیتهای آن زمانی آشکار میشوند که کسبوکار ما رشد میکند. حجم اطلاعات، تعداد فاکتورها و تراکنشها افزایش مییابد و مدیریت این میزان از اطلاعات در اکسل بسیار پیچیده میشود. این نرمافزار برای مدیریت حجم زیادی از دادهها کارآمد نخواهد بود و احتمال بروز خطا نیز افزایش مییابد.
امنیت پایین دادهها
نگرانیهای امنیتی درباره فایلهای اکسل یکی از نقاط ضعف مهم آن است. تمام کسانی که به فایل اکسل دسترسی دارند میتوانند آن را تغییر دهند یا حذف کنند. اطلاعات حیاتی کسبوکار ما به راحتی قابل دسترس و تغییر خواهد بود و این موضوع میتواند به یک ریسک امنیتی بزرگ تبدیل شود.
نبود امکانات تخصصی حسابداری
نکته مهمی که در مورد اکسل وجود دارد این است که اکسل یک نرمافزار تخصصی حسابداری نیست! بلکه یک ابزار عمومی پرکاربرد است و بنابراین ویژگیهای تخصصی حسابداری مثل صدور فاکتور، مدیریت موجودی یا گزارش سود و زیان را به طور پیشفرض ندارد.
چه زمانی باید به سراغ نرمافزار حسابداری برویم؟
استفاده از اکسل میتواند برای کسبوکارهای کوچک انتخابی منطقی باشد. اما با توسعه کسبوکار نشانههایی به شما هشدار خواهند داد که زمان خداحافظی با اکسل فرا رسیده و باید یک نرمافزار حسابداری را انتخاب کنید:
افزایش حجم تراکنشهای مالی
با رشد تعداد فاکتورها و تراکنشهای مالی، مدیریت دستی دادهها بسیار دشوار میشود و به زمان بیشتری نیاز دارد. علاوه بر این، با افزایش ورود دستی دادهها، احتمال بروز خطا بیشتر میشود. در این شرایط که حجم و پیچیدگی دادهها افزایش یافته، یک نرمافزار حرفهای حسابداری میتواند ابزار مناسبی برای مدیریت مالی باشد.
نیاز به گزارشگیری آماده و سریع
اگر زمان زیادی را صرف تهیه گزارشهای مالی میکنید یا ساعتها برای بهروزرسانی دادهها و مرتب کردن جداول وقت میگذارید، نرمافزار حسابداری گزینهای مناسب برای شماست. این نرمافزارهای مدرن میتوانند در زمان و انرژی شما صرفهجویی کنند.
افزایش امنیت و دقت
وقتی چند نفر به صورت همزمان با دادهها کار میکنند، هماهنگی دشوار میشود و امکان از دست رفتن اطلاعات وجود دارد. نرمافزارهای حسابداری با سیستم کاربری و دسترسیهای مجزا میتوانند این مشکل را حل کنند. همچنین نگرانیهای امنیتی مثل حذف تصادفی یک فایل یا دسترسی افراد غیرمجاز به دادهها برطرف خواهند شد.
نیاز به امکانات تخصصی حسابداری
یک نرمافزار حسابداری فقط یک ابزار ثبت داده نیست. نرمافزارهای حسابداری میتوانند بسیاری از فرایندها را اتوماتیک کنند و امکانات یکپارچهای را در اختیار شما قرار دهند که خارج از توان اکسل هستند.
ویژگیهای کلیدی نرمافزار حسابداری
برخلاف اکسل، نرمافزار حسابداری ابزاری تخصصی است که از ابتدا برای مدیریت نیازهای پیچیده مالی طراحی میشود. این نرمافزارها میتوانند مزایای قابل توجهی نسبت به اکسل داشته باشند:
اتوماسیون
نرمافزارهای حسابداری برخلاف اکسل به ورود دستی دادهها وابسته نیستند. خودکار بودن فرایندها و دسترسی سریع به گزارشها باعث میشود تیم مالی وقت کمتری برای کارهای تکراری و خستهکننده صرف کند. حجم کارهای دستی کاهش مییابد و اتوماتیک شدن بسیاری از فرایندها، خطای انسانی را به حداقل میرساند.
امنیت و یکپارچگی دادهها
نرمافزارهای حسابداری از نظر امنیت و کارایی بسیار پیشرفته هستند. این نرمافزارها میتوانند کنترل دقیقی بر روی افرادی که میتوانند دادهها را مشاهده و ویرایش کنند، ایجاد کنند. ذخیرهسازی امن و امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف میتواند امنیت اطلاعات کسبوکار ما را تضمین کند.
قابلیت توسعه و مقیاسپذیری
اگر کسبوکار شما در حال رشد است، قابلیت توسعه و مقیاسپذیری میتواند اهمیت بالایی داشته باشد. هرچقدر که کسبوکار رشد کند، نرمافزار حسابداری میتواند با افزایش حجم دادهها و کاربران هماهنگ شود. این در حالی است که اکسل در مقیاسهای بزرگ نمیتواند پاسخگوی نیاز ما باشد.
گزارشهای لحظهای و استاندارد
با استفاده از نرمافزار حسابداری میتوانید تنها با چند کلیک گزارشهای مالی متنوع را دریافت کنید. دیگر نیازی به صرف ساعتهای طولانی برای تهیه گزارش مالی در اکسل نیست. این گزارشهای سریع و آماده برای تصمیمگیریهای آگاهانه ضروری هستند و به راحتی میتوانید آنها را مشاهده کنید یا به اشتراک بگذارید.
امکانات تخصصی حسابداری
ویژگیهایی مانند صدور فاکتور، مدیریت موجودی کالا و محاسبه مالیات در نرمافزارهای حسابداری به صورت یکپارچه طراحی شدهاند؛ چیزی که اکسل به تنهایی قادر به ارائه آن نیست.
پشتیبانی و بهروزرسانی مداوم
برخلاف اکسل، نرمافزارهای حسابداری به طور مداوم بهروزرسانی میشوند و دارای پشتیبانی فنی و تخصصی هستند. در صورت بروز هرگونه مشکل و نیاز به مشاوره، میتوانید از تیم مشاوره کمک بگیرید.
از اکسل تا شاتوت!
همانطور که در این مقاله اشاره شد، اکسل با تمام مزایای بیشمارش نمیتواند پاسخگوی کسبوکارهای پیچیده و رو به رشد مالی باشد. اتکا به آن میتواند خطرات امنیتی، اتلاف زمانی و مشکلات دیگر به همراه داشته باشد. در مقابل، یک نرمافزار حسابداری میتواند این مشکلات را حل کند و با امکانات تخصصی در زمان و هزینه صرفهجویی کند.
اگر شما هم فکر میکنید کسبوکار شما بزرگتر از اکسل شده است، انتخاب یک نرمافزار مناسب میتواند تفاوتهای بزرگی در دقت و کارایی کسبوکار شما ایجاد کند. نرمافزار حسابداری شاتوت، یک ابزار حرفهای مدیریت مالی است که دقیقاً با همین هدف ساخته شده است. شاتوت با سرعت و دقت بالا، امنیت پیشرفته و گزارشهای تحلیلی به شما در تصمیمگیریهای مالی کمک میکند. قابلیت اتصال با باشگاه مشتریان (CRM) این نرمافزار را به یک سیستم یکپارچه و هوشمند تبدیل کرده است. همچنین، شاتوت دارای پشتیبانی تخصصی و دسترسی همیشگی است تا بتوانید به راحتی به سمت مدیریت مالی هوشمند گام بردارید.
شاتوت از صنفهای مختلفی مثل پوشاک، رستوران، مراکز خرید و هر کسبوکاری که نیاز به مدیریت مالی دارد حمایت میکند. برای آشنایی بیشتر با قابلیتهای شاتوت و دریافت مشاوره تخصصی میتوانید با ما تماس بگیرید یا اینجا کلیک کنید.
منابع: