آیا می‌دانستید که در سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری، می‌توانند نرخ نگه‌داشت مشتریان را تا 27 درصد افزایش دهند و روابط با مشتریان را در 74 درصد کسب‌وکارها بهبود ببخشند؟ جای تعجب نیست که سیستم‌های CRM (Customer Relationship Management) در دنیای رقابتی امروز به ابزاری حیاتی تبدیل شده‌اند. برای حسابداران انتخاب سیستم ارتباط با مشتری مناسب می‌تواند به‌اندازه کار با یک صفحه گسترده پیچیده مالی دشوار باشد. بیایید نگاهی به این دو نوع CRM بیندازیم؟ تا به شما کمک کنیم تصمیمی آگاهانه بگیرید که می‌تواند استراتژی کسب‌وکار شما را متحول کند.
حسابداری هیبریدی چیست و چرا اهمیت دارد؟
بسیاری از کسب‌وکارها هنگام انتخاب روش حسابداری بین دو گزینه اصلی قرار می‌گیرند: مبنای نقدی یا مبنای تعهدی. روش نقدی ساده‌تر است و هنگام دریافت یا پرداخت پول ثبت می‌شود. در مقابل، روش تعهدی تصویر دقیق‌تری از وضعیت مالی ارائه می‌دهد، چون درآمد و هزینه‌ها در زمان وقوعشان ثبت می‌شوند، حتی اگر هنوز وجهی جابه‌جا نشده باشد. اما همیشه انتخاب یکی از این دو کافی نیست، در همین‌جا است که حسابداری هیبریدی وارد عمل می‌شود؛ روشی ترکیبی که مزایای هر دو سیستم را با هم ادغام می‌کند.
حسابداری هیبریدی چگونه کار می‌کند؟
در حسابداری هیبریدی، کسب‌وکار می‌تواند بعضی اقلام را نقدی و برخی دیگر را تعهدی ثبت کند. برای مثال: درآمدها ممکن است به‌صورت نقدی ثبت شوند (وقتی پول واقعی دریافت می‌شود) اما هزینه‌ها می‌توانند به‌صورت تعهدی ثبت شوند (حتی اگر هنوز پرداختی انجام نشده باشد). اداره مالیات آمریکا IRS (Interna Revenue Service) توضیح داده که شرکت‌ها می‌توانند از روش ترکیبی استفاده کنند به شرطی که گزارش‌ها شفاف و مستمر باشد.
درک اصول پایه
CRM سنتی چیست؟
سیستم‌های سنتی بیشتر برای مدیریت کلی ارتباط با مشتری طراحی شده‌اند. CRM سنتی بیشتر بر بهبود فروش و بازاریابی و تعامل با مشتریان تمرکز دارد. این سیستم، اطلاعات مشتریان را از وب‌سایت و تلفن و چت آنلاین جمع‌آوری می‌کند. تصور کنید یک داشبورد مرکزی داشته باشید که هر تعامل با مشتری را به فرصتی کاربردی تبدیل کند. این بینش‌ها می‌توانند هر ارتباط بعدی با مشتری را مؤثرتر کنند و تیم شما را برای تصمیم‌گیری بهتر توانمند و سودمند سازند.
ویژگی اصلی آن‌ها عبارت‌اند از:
- مدیریت اطلاعات تماس مشتریان
- ردیابی فرصت‌های فروش و وظایف تیم فروش
- اتوماسیون بازاریابی و پیگیری فعالیت‌ها
مزایا:
- استفاده آسان و انعطاف‌پذیر
- قابل‌اعتماد برای کسب‌وکارهای مختلف
معایب:
- عدم اتصال عمیق به سیستم‌های حسابداری
- گزارش‌دهی مالی محدود
CRM مخصوص حسابداری چیست؟
تصور کنید ویژگی‌های قدرتمند CRM سنتی با ابزار‌‌‌های پیشرفته حسابداری ترکیب شوند. CRM مخصوص حسابداری، دقیقا همین کار را می‌کند. وظایف مالی حیاتی تراکنش‌ها و صدور فاکتور و گزارش‌های مالی را، دقیقا در سیستم ادغام می‌کند. این ادغام، برای حسابداران یک تحول واقعی ایجاد می‌کند. هم‌زمانی تعاملات مشتری، با مدیریت مالی دقیق، همه در یک پلتفرم یکپارچه. این نوع برای کسب‌وکارها و حسابدارانی طراحی شده که نیاز به ادغام کامل با داده‌های مالی دارند.
ویژگی‌ها شامل:
- صدور فاکتور و مدیریت پرداخت‌ها
- همگام‌سازی با نرم‌افزارهای حسابداری
- تحلیل مالی مشتریان و گزارش پیشرفته
مزایا:
- دید دقیق بر سودآوری مشتریان
- گزارش‌دهی مالی
- مناسب برای کسب‌وکارهای با تراکنش‌های مالی پیچیده
معایب:
- پیچیدگی بیشتر نسبت به CRM سنتی
- هزینه بالاتر
چالش اتصال سیستم‌ها
مشکل اینجاست که این سیستم‌ها همیشه به‌درستی با هم ارتباط برقرار نمی‌کنند. وقتی این ارتباط برقرار نشود ممکن است تصور نادرستی از سود، بهره‌وری، مدیریت هزینه و سایر شاخص‌های مالی داشته باشید. برای بسیاری از کسب‌وکارهای درحال‌رشد، نرم‌افزارهای حسابداری استاندارد محسوب می‌شوند، اما محدودیت این نرم‌افزارها در گزارش‌دهی و مدیریت تراکنش‌ها باعث می‌شود بسیاری به دنبال راهکار جامع‌تر باشند. هماهنگی اعداد فروش با داده‌های حسابداری اهمیت ویژه‌ای دارند. اگر جلسات بی‌پایان و مقایسه اعداد برایتان هیجان‌انگیز نیست، راه بهتری برای مدیریت این اطلاعات وجود دارد.
در ادامه فرصت‌هایی برایتان ذکر کردیم که اگر سیستم‌هایتان را یکپارچه نکنید ممکن است از دست بدهید:
- شناسایی سود واقعی
شرکت‌هایی که نرم‌افزارهایشان متصل نیستند اغلب در دیدن سود واقعی مشکل دارند. به‌عنوان‌مثال تیم فروش ممکن است افزایش فروش را معادل با سودآوری تصور کند، درحالی‌که چنین نیست. برای ارزیابی دقیق سود، تیم فروش باید دسترسی به هزینه‌ها داشته باشند. ممکن است افزایش فروش اخیر، نتیجه افزایش هزینه‌های بازاریابی باشد. همین مشکل از سوی دیگر هم وجود دارد. اگر بخش حسابداری به داده‌های CRM دسترسی نداشته باشد نمی‌تواند بداند چند فاکتور باید برای سفارش‌های جدید صادر شود.
راه‌حل: نرم‌افزار یکپارچه اجازه می‌دهد تا تیم‌ها با داده‌های مشترک داخلی مکالمه کنند و تصمیمات مبتنی بر یک نسخه واحد از واقعیت مالی اتخاذ شود.
- افزایش بینش درباره مشتری
وقتی داده حسابداری با CRM ترکیب شوند، دید کامل‌تری درباره مشتری دارید مثل تاریخ خرید، رفتار پرداخت و بدهی‌ها. این کمک می‌کند بازاریابی و خدمات مشتری شخصی‌سازی شود.
- ساده ترشدن عملیات
واردکردن داده‌ها به‌صورت دستی، زمان‌بر و پر خطا است. یکپارچه‌سازی کارهای تکراری را حذف می‌کند و کارکنان وقت بیشتری برای وظایف دیگر دارند.
با یک راهکار یکپارچه:
- ورود دوباره داده‌ها حذف می‌شود.
- خطاها تنها یک‌‌بار اصلاح می‌شوند.
- کارایی سازمان افزایش می‌یابد.
- بهبود انطباق و گزارش‌دهی
قوانین مالی و مدیریتی نیاز به‌دقت دارند. سیستم‌های یکپارچه، تراکنش‌ها را هماهنگ می‌کنند و تهیه گزارش‌های مالی را ساده‌تر و قابل‌اعتمادتر می‌کنند. اگر تیم‌های فروش و حسابداری با هم تعامل نداشته باشند، چگونه سفارش‌ها به فاکتور تبدیل می‌شوند؟ چه زمانی باید اعتبار مشتری اعمال شود؟
با نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار یکپارچه:
- سفارش‌های فروش به طور خودکار فاکتور می‌شوند.
- تصمیم‌گیری‌های مالی مهم مانند سرمایه‌گذاری با اطمینان از موجودی و ثبات مالی انجام می‌شود.
- سرعت‌بخشیدن به چرخه سفارش تا دریافت پول
اتصال CRM به حسابداری باعث می‌شود سفارش‌ها به‌راحتی از فروش به فاکتور و دریافت و پرداخت منتقل شوند.
- بهبود برنامه‌ریزی استراتژیک
داده‌های یکپارچه کمک می‌کنند پیش‌بینی تقاضا، بودجه‌بندی و شناسایی فرصت‌های رشد بهتر انجام شود و تصمیم‌ها دقیق و مبتنی بر داده باشند.
- مدیریت هزینه
هر نرم‌افزار جداگانه، هزینه‌های جاری، آموزش و نگهداری بیشتری ایجاد می‌کند.
با استفاده از یک راهکار یکپارچه:
- هزینه‌های اشتراک کاهش می‌یابد.
- نیازی به‌صرف زمان روی گزارش‌گیری و استخراج داده‌ها از چند سیستم نیست.
اعداد گویا هستند: آمار پذیرشCRM
بازار سیستم‌های CRM درحال‌رشد سریع هستند و انتظار می‌رود با نرخ رشد سالانه 6/10 از سال 2021 تا سال 2028 افزایش یابد و به اوج جدیدی در ادغام فناوری با کسب‌وکارها برسد. درحالی‌که آمار پذیرش CRM مخصوص حسابداری، هنوز جزو بازارهای تخصصی و محدود است. روند واضح است. تقاضا برای CRM که نیازهای حرفه‌ای خاص ازجمله حسابداران را برآورده کنند به طور قابل‌توجهی افزایش‌یافته است.
اهمیت یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای حسابداری و CRM
مثل تفاوت فرهنگی بین بخش‌های فروش و حسابداری، سیستم‌های حسابداری و CRM هم با هم فرق زیادی دارند. هر دوی این سیستم‌ها در اصل بانک اطلاعاتی هستند. باوجود این که به نظر ساده می‌رسد، واردکردن اطلاعات از یک سیستم به دیگری سخت و زمان‌بر است.
نتیجه‌گیری
اگر مشکل ورود مداوم به نرم‌افزارهای مختلف و احتمال ازدست‌رفتن داده‌ها را کنار بگذاریم، نداشتن یکپارچه‌سازی بین CRM و حسابداری مشکلات جدی‌تری ایجاد می‌کند. شرکت‌هایی که این سیستم‌ها را یکپارچه نمی‌کنند ممکن است با ناکارآمدی و ازدست‌دادن درآمد و تجربه ضعیف مشتری روبه‌رو شوند. راهکارهای یکپارچه باید توسط یک شرکت ارائه‌دهنده با استانداردهای یکسان و پشتیبانی کامل، توسعه‌یافته باشند. هنگام انتخاب نرم‌افزار، تیم فروش و حسابداری را در فرایند بررسی و تصمیم‌گیری دخیل کنید تا بهترین نرم‌افزار از همان ابتدا انتخاب شود. انتخاب سیستم CRM مناسب، تنها یک ابزار مدیریتی نیست؛ بلکه یک سرمایه‌گذاری برای رشد کسب‌وکار و بهبود تعاملات با مشتری است. اگر می‌خواهید هم‌زمان روابط قوی‌تر با مشتریان بسازید و کنترل مالی هوشمندانه‌تری داشته باشید، وقت آن است که به سمت یک CRM حسابداری هیبریدی حرکت کنید.