حسابداری ابری برای استارتاپ‌ها

به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار تابه‌حال به این موضوع فکر کرده‌اید که حسابداری ابری چطور می‌تواند کسب‌وکار شما را متحول کند؟ با اینکه اسم آن زیاد به گوش ما خورده، اما هنوز هم به‌درستی معنا و کاربرد دقیق
آن را نمی‌دانیم. پس بیایید با هم بررسی کنیم.

تصور کنید بدون نیاز به نصب نرم‌افزار روی کامپیوتر، همیشه و همه‌جا به حسابداری کسب‌وکار خود دسترسی داشته باشید. حسابداری ابری به راهکارهای جدید مالی گفته می‌شود که از طریق اینترنت، نرم‌افزار حسابداری شما را، با حفظ امنیت داده، در دسترس قرار می‌دهد. در واقع کارکنان می‌توانند در هر مکانی که دسترسی به اینترنت داشته باشند به اکانت خود متصل شوند.

مزایای استفاده از حسابداری ابری

به‌طورکلی با نرم‌افزار حسابداری ابری شما دیگر محدود به مرزها و یا یک مکان و یک دستگاه نیستید. در واقع هم سیستم حسابداری و هم داده‌های کسب‌وکار در فضای ابری ذخیره می‌شوند، یعنی روی اینترنت. اما مزایای دیگر آن چیست؟

 دسترسی هم‌زمان چند کاربر: برخلاف حسابداری ویندوز، امکان دسترسی چند کاربر برای استفاده هم‌زمان فراهم است و شما نیاز به نصب هیچ‌گونه نرم‌افزاری ندارید. کارکنان شما به‌راحتی در لحظه می‌توانند به داده‌ها دسترسی داشته باشند و در نهایت این باعث افزایش سرعت تصمیم‌گیری در لحظات مهم می‌شود. با نرم‌افزار حسابداری ابری 123 حساب شاتوت در هر کجای جهان که باشید، تنها با اتصال به اینترنت می‌توانید به داده‌های مالی خود دسترسی داشته باشید.

مزیت مهم دیگر آن جلوگیری از انجام دوباره وظایف و فرایندهای زمان‌بر است.

به‌روزرسانی خودکار: کسب‌و‌کارها به‌سرعت پیشرفت می‌کنند؛ بنابراین سیستم نرم‌افزاری شما نباید از این قاعده مستثنی باشد. از فواید حسابداری ابری این است که بروزرسانی و بک‌آپ آن به‌صورت خودکار انجام می‌شود و شما همیشه با آخرین نسخه نرم‌افزار کار می‌کنید و نیازی به بروزرسانی‌های وقت‌گیر و پرهزینه ندارید.

کاهش هزینه‌ها: به دنبال کاهش هزینه‌های اضافی هستید؟ علاوه بر اینکه  نرم‌افزارهای حسابداری ابری نسبت به ویندوزی قیمت کمتری دارند، هزینه‌های خرید و نگهداری سخت‌افزار به‌صورت کلی حذف خواهند شد چرا که در نرم‌افزارهای ویندوزی باید سرور، تجهیزات ذخیره‌سازی و شبکه داخلی داشته باشید؛ اما حسابداری ابری همه این‌ها را روی سرورهای ابری مدیریت می‌کند. طبق گزارشی از Nucleus Research، برنامه‌های ابری تقریباً 4 برابر بازگشت سرمایه‌ی (ROI) بیشتری نسبت به راهکارهای سنتی ارائه می‌دهند.

مقیاس‌پذیری: به‌طورکلی مقیاس‌پذیری یعنی یک سیستم یا یک نرم‌افزار و یا حتی یک کسب‌وکار بتواند خود را با افزایش یا کاهش حجم کار، منابع و یا نیازها هماهنگ کند بدون آنکه دچار افت کیفیت و یا حتی توقف عملکرد شود. اما در نرم‌افزار حسابداری ابری یعنی اگر امروز 3 کاربر و فردا 30 کاربر داشته باشد سیستم بدون خرید سرور جدید یا یک نرم‌افزار دیگر به فعالیت خود ادامه دهد و به کسب وکار ها اجازه دهد منابع خود را براساس نیازشان تنظیم کنند.

این موضوع به‌ویژه برای شرکت‌های روبه‌رشد مفید است چرا که آن‌ها می‌توانند توانایی حسابداری خود را گسترش دهند بدون این که نیاز به سرمایه‌گذاری‌های قابل‌توجه باشد.

تحقیقات شرکت Flexera نشان ‌می‌دهد که 94% از کسب‌وکارها از خدمات ابری استفاده می‌کنند که مقیاس‌پذیری از مهم‌ترین دلایل آن است.

دسترسی به داده‌های مالی: دسترسی در لحظه به داده‌ها به کسب‌وکارها امکان گرفتن تصمیمات آگاهانه رو در کمترین زمان ممکن می‌دهد. این روند در دنیای بازار امروز که در لحظه تغییر می‌کند بسیار کمک‌کننده است. طبق مطالعه‌ای که توسط Sage انجام شد، 67% از حسابداران معتقدند که این دسترسی لحظه‌ای به داده‌ها باعث بهبود تصمیم‌گیر و ایجاد یک مزیت رقابتی می‌شود.

بهبود همکاری: با دسترسی بدون مرز به داده‌ها و امکان دسترسی چند نفر بهره‌وری افزایش پیدا کرده و این اطمینان را حاصل می‌کند که همه افراد به‌صورت یکسان در جریان اطلاعات و روند پیشرفت هستند. طبق گزارش‌هایی که توسط PWC منتشر شده است، 73% از رهبران مالی معتقدند که فناوری ابری همکاری در بخش مالی‌ را بهبود داده‌ است.

چالش‌های حسابداری ابری

امنیت داده (Data Security): در کنار تمام مزایای حسابداری ابری، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌ها برای کسب‌وکارها که حسابداری ابری می‌پذیرند، می‌تواند امنیت داده‌ها باشد. حفاظت از اطلاعات مالی حساس در برابر تهدیدات سایبری مهم و حیاتی است. طبق گزارش امنیت ابری (Cloud Security) توسط Netwerix در سال 2020، 54% از سازمان‌ها در سال گذشته با حادثه‌ی امنیتی در محیط ابری خود مواجه شدند. کسب‌وکارها با استفاده از تدابیر امنیتی قوی مانند رمزگذاری و احراز هویت چندمرحله‌ای می‌توانند از وقوع چنین اتفاقاتی جلوگیری کنند.

قوانین و مقررات: اطمینان از رعایت قوانین در استفاده از حسابداری ابری می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. طبق نظرسنجیDeloitte مشخص شد، 70% از سازمان‌ها رعایت قوانین را یک مانع مهم برای استفاده از حسابداری ابری می‌دانند. هر صنعت قوانین خاص و متفاوتی با دیگری برای پردازش اطلاعات و داده‌ها دارد. شرکت‌های فعال در چند حوزه باید همه‌ی آن‌ها را رعایت کنند. ذخیره‌کردن داده‌ها روی سرورهای بین‌المللی، کسب‌وکارها را با قوانین و مقررات حفاظت داده در کشورهای مختلف روبه‌رو می‌کند  که عدم رعایت این قوانین می‌تواند جریمه‌های سنگین به دنبال داشته باشد.

با به‌روزرسانی مستمر قوانین شرکت‌ها باید مطمئن شوند که عملکردشان با آخرین تغییرات هماهنگ است که این عمل نیازمند نیروی متخصص و نظارت دائم است. مسئولیت‌پذیر بودن در رعایت این قوانین و شفافیت عملکرد می‌تواند از جریمه‌های سنگین و مشکلات حقوقی جلوگیری کند.

یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود: یکپارچه‌سازی یعنی اتصال و هماهنگ‌کردن سیستم‌های سنتی و موجود با سیستم ابری، به‌طوری‌که جریان داده‌ها بدون اختلال انجام شود. منظور از سیستم‌های سنتی زیرساخت‌هایی است که پیش از ظهور فناوری‌های ابری و یا مدرن طراحی شده‌اند و همچنان شرکت‌ها از آن استفاده می‌کنند. اما هماهنگی و یکپارچه‎سازی این داده‌ها با داده‌های جدید می‌تواند پیچیده باشد. طبق مطالعه‌ای که توسط MuleSuoft انجام شد، 89% از رهبران فناوری اطلاعات گزارش داده‌اند که چالش‌های یکپارچه‌سازی، باعث کند شدن روند تحول دیجیتال آن‌ها شده است.

حسابداری ابری برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟

نرم‌افزار ابری برای کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط می‌تواند گزینه‌ی خوبی باشد چرا که این کسب‌وکارها نیاز به یک تیم متخصص و بزرگ  IT برای نگهداری و آپدیت ندارند. دسترسی آنلاین از هر مکان و هر دستگاه، برای کسب‌وکارهایی که به‌صورت دورکار هستند، استفاده از حسابداری ابری را در اولویت قرار دهد.

قابلیت مقیاس‌پذیری یکی از مزیت‌های حسابداری ابری است که موردتوجه کسب‌وکارهای درحال‌رشد قرار گرفته است و در نهایت شرکت‌هایی که به دنبال کاهش هزینه‌ها هستند حسابداری ابری است کافی است با کارشناسان ما در شاتوت تماس بگیرید تا به شما در گرفتن بهترین تصمیم کمک کنند.

بهترین حسابداری‌های ابری در ایران

در این قسمت برخی از حسابداری‌های ابری که انتخاب مناسبی برای کسب‌وکار شما می‌توانند باشند را بررسی کنیم. در ابتدا باید بیان کرد که انتخاب بهترین گزینه بستگی به نیازهای خاص کسب‌وکار شما دارد، اما به‌صورت کلی نرم‌افزارهای ابری امکان دسترسی از مکان و دستگاه‌های مختلف‌، نظم‌دهی فرایندها و کاهش هزینه‌ها را فراهم می‌کنند. در ادامه به بررسی چند نرم‌افزار حسابداری ابری محبوب می‌پردازیم:

1. چرتکه: این نرم‌افزار دارای رابط کاربری ساده و کاربرپسند، مناسب افرادی است که تخصصی در حسابداری ندارد. از ویژگی‌های آن می‌توان به داشبورد مدیریتی با نمودار هزینه و درآمد، امکان شخصی‌سازی فاکتورها و گزارش ماهانه و سالانه پرداخت. همچنین پشتیبانی تلفنی و آموزش‌های آنلاین و مفید از دیگر ویژگی‌های این نرم‌افزار است.
2. حسابفا: اولین حسابداری تحت وب در ایران است. علاوه بر محیطی کاربرپسند، کارکردن با آن آسان و راحت است. امکان صدور فاکتور آنلاین از هر مکان، امنیت بالای داده‌ها نیز از نقاط مثبت این نرم‌افزار است. پشتیبانی به‌موقع و ویدئوهای آموزشی برگ برنده این نرم‌افزار است.
3. سپیدار: گزارش‌گیری پیشرفته با داشبورد مالی، قابلیت پشتیبان‌گیری خودکار، امنیت بالا با استفاده از فناوری روز و یکپارچگی با نرم‌افزارهای مختلف را می‌توان از ویژگی‌های برجسته این نرم‌افزار محبوب بیان کرد.
4. ابرآیرون: این نرم‌افزار توانایی اتصال به ابزارها و سرویس‌های مختلف مانند سایت فروشگاهی و دستگاه پوز بانکی را دارد. به‌روزرسانی خودکار اطلاعات و افزایش دقت داده‌ها همراه با رابط کاربری مدرن و کاربرپسند موجب محبوبیت این نرم‌افزار شده است.
5. هوفر: دارای نسخه آنلاین و نصبی است. دارای ویژگی‌های برجسته‌ای مانند قابلیت اتصال به فروشگاه‌های اینترنتی، طراحی یکپارچه برای مدیریت مالی و فروش و پشتیبانی از انواع کسب‌وکار از جمله تولیدی، بازرگانی و خدماتی است.
6. شاتوت: نسخه 123 حساب شاتوت به عنوان یک راهکار جامع مالی با ویژگی‌های مانند دسترسی بدون نصب، اتصال یکپارچه CRM و مدیریت مشتریان، گزارش‌های تحلیلی و دقیق برای تصمیم‌گیری‌های مالی و تامین امنیت ‌داده‌ها است.

پشتیبانی تخصصی و به‌روزرسانی هوشمند استفاده از این نرم‌افزار را آسان و راحت ‌کرده است. برای کسب‌وکارهایی که به دنبال مدیریت مالی انعطاف‌پذیر، سریع، امن و پشتیبانی شده هستند، شاتوت انتخاب درست و هدفمندی است.

اما در آخر به‌خاطر داشته باشید که نرم‌افزار مناسب باید طبق بودجه، نیازها و حجم کسب‌وکاری که دارید انتخاب شود. انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری درست می‌تواند مسیر پیشرفت کسب‌وکار شما را هموارتر کند. با تطبیق نیازهای کسب‌وکار خود با ویژگی‌های برجسته‌ی نرم‌افزارهای مختلف مناسب‌ترین گزینه را انتخاب کنید. قوانین و چهارچوب‌های استفاده از نوع نرم‌افزارها را در بستر فضای ابری بیاموزید تا از پس چالش‌های پیشرو بر بیایید. برای آشنایی با فضای حسابداری ابری می‌توانید از نسخه رایگان دموی شاتوت استفاده کنید.