در دنیای امروز، نرمافزارهای حسابداری دیگر فقط ابزاری برای ثبت اعداد و ارقام نیستند. کسبوکارها به دنبال سیستمهایی هستند که منعطف، قابل شخصیسازی و منطبق با فرایندهای واقعی آنها باشد. یکی از قابلیتهایی که دقیقاً به همین نیاز پاسخ میدهد، فرمساز (Form Builder) است.
فرمساز به کاربران این امکان را میدهد که بدون نیاز به دانش برنامهنویسی، فرمهای مورداستفاده در نرمافزار حسابداری را مطابق با نیاز خود طراحی یا ویرایش کنند. این قابلیت، نقش مهمی در افزایش دقت اطلاعات، سرعت کار و بهبود گزارشگیری دارد.
فرمساز (Form Builder) چیست؟
فرمساز ابزاری است که به شما اجازه میدهد فرمهای ثبت اطلاعات را بهصورت دلخواه ایجاد یا سفارشیسازی کنید. این فرمها میتوانند شامل فاکتور فروش، فاکتور خرید، رسید دریافت و پرداخت، فرمهای انبار، فرمهای پروژهای و بسیاری موارد دیگر باشند.
در نرمافزارهای حسابداری مدرن، فرمساز معمولاً بهصورت گرافیکی (Drag & Drop) طراحی شده و کاربر میتواند:
- فیلد جدید اضافه کند.
- فیلدهای غیرضروری را حذف کند.
- ترتیب فیلدها را تغییر دهد.
- نوع داده هر فیلد (عدد، متن، تاریخ، لیست انتخابی و…) را مشخص کند.
به بیان ساده، فرمساز یعنی:
نرمافزار حسابداری خودتان را مطابق با شیوه کار کسبوکارتان تنظیم کنید، نه برعکس.
چرا فرمساز در نرمافزارهای حسابداری اهمیت دارد؟
هر کسبوکار ساختار، فرایند و نیازهای خاص خودش را دارد. استفاده از فرمهای ثابت و ازپیشطراحیشده، معمولاً باعث بروز مشکلات زیر میشود:
- ثبت ناقص اطلاعات
- نیاز به یادداشتهای خارج از نرمافزار
- خطای انسانی
- گزارشهای ناقص یا غیرقابلاستفاده
فرمساز این مشکلات را برطرف میکند و باعث میشود نرمافزار حسابداری بهجای محدودکردن، از رشد کسبوکار پشتیبانی کند.
اگر مایلید با سایر ویژگیهای نرمافزارهای حسابداری ایرانی و قابلیتهای هوشمند آنها آشنا شوید، بلاگ شاتوت را از دست ندهید و مقالات آموزشی و کاربردی ما را دنبال کنید.
ویژگیهای یک فرمساز حرفهای در نرمافزار حسابداری
یک فرمساز استاندارد و کاربردی باید ویژگیهای زیر را داشته باشد:
- رابط کاربری ساده و گرافیکی
- امکان تعریف انواع فیلد
- قابلیت اعتبارسنجی دادهها
- اتصال مستقیم به گزارشها
- عدم نیاز به دانش فنی یا برنامهنویسی
وجود این ویژگیها باعث میشود کاربران بدون وابستگی به تیم فنی، نیازهای خود را مدیریت کنند.
فرمساز شاتوت؛ طراحی فرمهای چندمرحلهای متناسب با هر نوع کسبوکار
یکی از امکانات کاربردی نرمافزار حسابداری شاتوت، فرمساز پیشرفته و چندمرحلهای آن است. این قابلیت به کسبوکارها اجازه میدهد فرمهایی دقیقاً مطابق با فرایند کاری خود طراحی کنند؛ بدون نیاز به برنامهنویسی و با حداکثر انعطافپذیری.
در فرمساز شاتوت، هر فرم میتواند از یک یا چند گام (Step) تشکیل شود و هر گام نیز بسته به نوع فعالیت کسبوکار، شامل یک یا چند فیلد اطلاعاتی است. این ساختار مرحلهای کمک میکند اطلاعات بهصورت منظم، هدفمند و بدون سردرگمی ثبت شوند.
با فرمساز پیشرفته شاتوت، میتوانید فرمهای چندمرحلهای، گاممحور و کاملاً شخصیسازی شده بسازید، اطلاعات مشتریان و خدمات خود را دقیق و منظم ثبت کنید و فرآیندهای مالی و اداری خود را بهینه کنید.
فقط کافی است فرم درخواست تماس را کامل کنید.
ساختار گام محور در فرمساز شاتوت چگونه عمل میکند؟
در فرمساز شاتوت، کاربر این امکان را دارد که:
- تعداد گامهای فرم را بر اساس نیاز خود تعیین کند.
- برای هر گام عنوان اختصاصی انتخاب کند.
- در هر گام، فیلدهای مرتبط با همان مرحله از فرایند کاری را قرار دهد.
این طراحی گامبهگام باعث میشود فرمها هم برای کاربران سادهتر باشند و هم اطلاعات ثبتشده، ساختار منسجمتری داشته باشند.
نمونه کاربردی فرمساز شاتوت در آژانس مسافرتی همسفر
برای درک بهتر عملکرد فرمساز شاتوت، بررسی یک نمونه واقعی بسیار کمککننده است.
آژانس هواپیمایی همسفر با استفاده از فرمساز شاتوت، فرم اختصاصی خود را در قالب ۵ گام طراحی کرده است؛ بهگونهای که تمام مراحل ثبت اطلاعات مشتری و خدمات بهصورت دقیق و مرحلهبهمرحله انجام میشود.
گام اول: اطلاعات کلی مشتری
اولین گام فرم همسفر با عنوان اطلاعات کلی طراحی شده و اطلاعات پایه هر مشتری در این بخش ثبت میشود. فیلدهای این گام شامل موارد زیر است:
- تور
نوع فیلد: کشویی
انتخاب بین تور داخلی یا تور خارجی
- مبدأ
نوع فیلد: کشویی شامل لیست کامل شهرها
- مقصد
نوع فیلد: کشویی شامل لیست کامل شهرها
- کارشناس فروش
این فیلد به آژانس کمک میکند هر مشتری را به کارشناس مربوط به خود متصل کند - مبلغ کل تور
- تاریخ رزرو
- شماره قرارداد
این گام پایهایترین اطلاعات هر پرونده را بهصورت ساختاریافته ذخیره میکند.
گام دوم: اطلاعات پرواز
گام دوم با عنوان پرواز تعریف شده و جزئیات کامل پرواز در این مرحله ثبت میشود:
- نوع پرواز
- تاریخ پرواز
- ساعت پرواز
- مبدأ
- مقصد
- شماره پرواز
- نام شرکت هواپیمایی
با این ساختار، دسترسی به اطلاعات پرواز هر مشتری سریع و بدون خطا انجام میشود.
گام سوم: اطلاعات هتل
در گام سوم که با عنوان هتل طراحی شده، اطلاعات مربوط به محل اقامت مشتری ثبت میشود:
- نام هتل
- تاریخ ورود
- تاریخ خروج
- نوع سرویس هتل
صبحانه، ناهار، شام، All، UALL
این گام امکان مدیریت بهتر اقامت مشتریان را فراهم میکند.
گام چهارم: خدمات جانبی
گام چهارم با عنوان خدمات به ثبت خدمات تکمیلی اختصاص دارد:
- ترانسفر
نوع فیلد: کشویی استقبال یا بدرقه
- راهنمای سفر
ثبت این اطلاعات کمک میکند خدمات ارائهشده به هر مشتری شفاف و قابل پیگیری باشد.
گام پنجم: اطلاعات دریافتی
آخرین گام فرم همسفر مربوط به اطلاعات دریافتی است که در آن جزئیات پرداخت ثبت میشود:
- مبلغ دریافتی
- تاریخ واریزی
- ساعت واریزی
- سایر اطلاعات مرتبط با عملیات دریافت وجه
این گام ارتباط دقیقی بین اطلاعات مالی و پرونده هر مشتری ایجاد میکند.
انواع فیلدهای قابلاستفاده در فرمساز شاتوت
در زمان طراحی فرم، کاربر ابتدا نام فیلد را مشخص میکند و سپس میتواند نوع فیلد را از میان گزینههای متنوع فرمساز شاتوت انتخاب کند. این فیلدها شامل:
- شماره
- متن
- کشویی
- دکمههای انتخابی
- چکباکس
- آپلود فایل
- موبایل
- ایمیل
- تاریخ
- کشویی چندانتخابی
- ساعت
- چندخطی
- جدول
- جداکننده
وجود این تنوع فیلدها باعث میشود فرمها دقیقاً مطابق با نیاز هر کسبوکار طراحی شوند و هیچ اطلاعاتی خارج از ساختار سیستم ثبت نشود.
انواع فیلدهای فرمساز شاتوت و کاربرد هر کدام
فیلد کشویی
فیلد کشویی به کاربر این امکان را میدهد که یک گزینه را از میان چند گزینه از پیش تعریفشده انتخاب کند.
- مثال: در گام اول فرم همسفر، فیلد «تور» کشویی است و کاربر میتواند تور داخلی یا تور خارجی را انتخاب کند.
- مزیت: جلوگیری از ورود دادههای اشتباه و یکپارچگی اطلاعات.
کشویی چندانتخابی
این نوع فیلد شبیه فیلد کشویی است، اما کاربر میتواند چند گزینه را همزمان انتخاب کند.
- مثال: اگر بخواهیم سرویسهای هتل را ثبت کنیم، کاربر میتواند هم «صبحانه» و هم «شام» را انتخاب کند.
- مزیت: ثبت اطلاعات چندگانه بدون نیاز به چند فیلد جداگانه و سادهسازی فرمها.
متن
این فیلد برای ثبت اطلاعات متنی کوتاه استفاده میشود.
- مثال: نام مشتری، نام هتل یا نام کارشناس فروش
- مزیت: انعطافپذیری بالا برای هر نوع اطلاعاتی که محدود به گزینههای از پیش تعریفشده نیست.
عدد
برای ثبت مقادیر عددی مثل مبلغ تور، تعداد افراد یا شماره قرارداد استفاده میشود.
- مزیت: سیستم میتواند بهصورت خودکار روی عدد عملیات ریاضی انجام دهد یا آن را در گزارشها استفاده کند.
چکباکس
چکباکس برای انتخاب گزینههای بله/خیر یا روشن/خاموش استفاده میشود.
- مثال: سرویس اضافه، توافق با قوانین، یا انتخاب گزینهای که نیاز به تأیید دارد.
- مزیت: کاربر بهسرعت گزینه مدنظر خود را علامت میزند و ثبت میشود.
دکمههای انتخابی
این فیلد برای انتخاب تنها یک گزینه از چند گزینه موجود استفاده میشود.
- مثال: انتخاب نوع پرداخت (نقدی، کارت، آنلاین)
- تفاوت با کشویی: همه گزینهها بهصورت واضح در فرم نشان داده میشوند و نیازی به باز کردن منوی کشویی نیست.
چندخطی
این فیلد برای متن طولانی یا توضیحات تکمیلی استفاده میشود.
- مثال: یادداشتهای مشتری، توضیحات درباره پرواز یا هتل
- مزیت: ثبت جزئیات بیشتر بدون محدودیت کاراکتر کوتاه.
تاریخ و ساعت
این فیلدها برای ثبت تاریخ و زمان دقیق استفاده میشوند.
- مثال: تاریخ رزرو تور، ساعت پرواز، تاریخ واریز وجه
- مزیت: جلوگیری از اشتباه کاربر و امکان گزارشگیری و تحلیل دقیق زمانبندیها.
ایمیل و موبایل
این فیلدها برای ثبت اطلاعات تماس طراحی شدهاند و سیستم اعتبارسنجی داخلی دارند.
- مثال: شماره تلفن مشتری، ایمیل جهت ارسال مدارک یا فاکتور
- مزیت: جلوگیری از ثبت اطلاعات اشتباه و امکان استفاده مستقیم در ایمیل یا پیامک.
فایل
این فیلد به کاربر اجازه میدهد فایلهایی مانند قرارداد، بلیت یا مدارک شناسایی را بارگذاری کند.
- مزیت: همه اطلاعات مربوط به مشتری در یک فرم متمرکز میشود و نیازی به ارسال ایمیل یا ذخیره جداگانه نیست.
جدول
این فیلد برای ثبت دادههای چند ستونی و تکرارشونده استفاده میشود.
- مثال: ثبت چند پرواز یا چند هتل برای یک مشتری
- مزیت: سازماندهی دادهها به صورت مرتب و قابلیت استفاده در گزارشها.
جداکننده
این فیلد برای تفکیک بصری بخشهای مختلف فرم استفاده میشود.
- مثال: جدا کردن بخش اطلاعات هتل از بخش خدمات یا دریافتیها
- مزیت: فرم منظمتر و کاربرپسندتر میشود.
چرا فرمساز شاتوت برای کسبوکارها کاربردی است؟
این ساختار نشان میدهد فرمساز شاتوت:
- کاملاً منطبق با نیاز واقعی کسبوکارها طراحی میشود.
- اطلاعات را بهصورت مرحلهای و منظم ثبت میکند.
- خطای انسانی را کاهش میدهد.
- سرعت دسترسی به اطلاعات و گزارشگیری را افزایش میدهد.
جمعبندی
فرمساز شاتوت، ابزار کلیدی برای ثبت منظم، دقیق و قابلپیگیری اطلاعات در نرمافزار حسابداری است. قابلیت گام محور و فیلدهای متنوع آن باعث میشود هر کسبوکاری بتواند فرمهای کاملاً شخصیسازی شده بسازد و فرایندهای خود را سادهتر و حرفهایتر مدیریت کند.
اگر به دنبال افزایش دقت اطلاعات، کاهش خطا و مدیریت بهتر مشتریان و خدمات خود هستید، فرمساز شاتوت بهترین گزینه برای شماست.
همین امروز فرمساز شاتوت را امتحان کنید!
با فرمساز چندمرحلهای شاتوت، فرمهای اختصاصی کسبوکار خود را بدون نیاز به برنامهنویسی بسازید، فرآیندها را ساده کنید و اطلاعات مشتریان و خدمات خود را دقیق و منظم ثبت کنید.